Sprawy obywateli załatwiane są przez wydziały merytoryczne Urzędu Miejskiego w Pieszycach.
Każdy obywatel ma prawo wglądu do dokumentacji prowadzonej w jego sprawie.
Każde pismo (sprawa) wpływające do Urzędu musi podlegać rejestracji w Sekretariacie Burmistrza. Obowiązek powyższy dotyczy wszelkiej korespondencji trafiającej do wydziałów.
Z obowiązku rejestracji wykluczone są jedynie różnego rodzaju oferty, foldery reklamowe itp. kierowane na adres Urzędu, bądź do poszczególnych wydziałów.
Pisma wpływające do Urzędu adresowane bezpośrednio do poszczególnych wydziałów (komórek organizacyjnych), Sekretariat przekazuje za pokwitowaniem osobom posiadającym upoważnienie do odbioru korespondencji.
Z powyższej zasady wyłączone są pisma, przesyłki adresowane na wydziały, a kierowane od organów policji, prokuratury, organów administracji rządowej, samorządowej, organów odwoławczych, nadzoru i kontroli oraz z innych instytucji szczebla wojewódzkiego i centralnego. Korespondencję tą Sekretariat zobowiązany jest przekazywać Burmistrzowi.
Każde pismo wpływające do Urzędu, a podlegające rejestracji, musi być opatrzone pieczęcią wpływu oraz datą i kolejnym numerem wpływu wg kategorii przesyłek przyjętych w Sekretariacie. Pisma przekazywane do Burmistrza, po ich zadekretowaniu przekazywane są ponownie do Sekretariatu, a następnie zgodnie z dyspozycją Burmistrza do poszczególnych wydziałów (komórek organizacyjnych). Dekretacja powinna być podpisana, opatrzona pieczątką imienną i datą.
Odbiór pisma przez pracownika powinien być potwierdzony podpisem i datą jego odbioru. Pracownik po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym przypadku pismo dołącza do akt sprawy, w drugim przed przystąpieniem do załatwienia - rejestruje w odpowiednim spisie spraw jako nową sprawę. W obu przypadkach pracownik wpisuje znak sprawy w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu, bądź w prawym górnym rogu pisma.
Rejestracja polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt lub do rejestru kancelaryjnego.
Sprawę rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz Urzędu. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym i kolejno numeruje. Należy także przestrzegać zasady, że wszystkie pisma dotyczące danej sprawy gromadzi i przechowuje się w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy. Niedopuszczalne jest prowadzenie jednej sprawy pod kilkoma różnymi sygnaturami.
Po zakończeniu sprawy w spisie spraw odnotowuje się datę i sposób zakończenia sprawy.
