Instrukcja określająca zasady sporządzania, obiegu i kontroli oraz przechowywania i zabezpieczania dokumentów księgowych i ksiąg rachunkowych
§ 1
Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o: 1) środkach trwałych – rozumie się przez to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki, stanowiące własność bądź współwłasność jednostki samorządu terytorialnego, w stosunku do których jednostka wykonuje uprawnienia właścicielskie, niezależnie od sposobu ich wykorzystania, 2) prowadzeniu ewidencji środków trwałych – należy przez to rozumieć prowadzenie ewidencji w ujęciu ilościowo-wartościowym dla każdego składnika, z uwzględnieniem zwiększenia bądź zmniejszenia wartości początkowej, 3) jednostce – rozumie się przez to jednostkę budżetową, 4) inwestycjach – rozumie się przez to wszelkie zadania inwestycje (środki trwałe w budowie) finansowane bądź współfinansowane przez Skarb Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, w wyniku których zostają wytworzone środki trwałe, 6) mieniu zlikwidowanych jednostek – rozumie się przez to mienie po zlikwidowanej jednostce, 7) komórce organizacyjnej – rozumie się przez to pracownika w jednostce organizacyjnej.
§ 2
1. Zasady postępowania w zakresie opracowania dokumentów stanowiących dowody księgowe oraz prowadzenia ksiąg rachunkowych określone są w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.). 2. Dokumentacja księgowa to zbiór właściwie sporządzonych dokumentów (dowodów księgowych), odzwierciedlających w skróconej formie treść operacji i zdarzeń gospodarczych, podlegających ewidencji księgowej. Każdy dowód księgowy musi odpowiadać ustawowo określonym wymaganiom. Przede wszystkim powinien on zawierać określone elementy niezbędne do wyczerpującego odzwierciedlenia dokonanej operacji gospodarczej. 3. Dowód księgowy spełnia swoją funkcję, jeżeli jest prawidłowo wystawiony zgodnie z art. 21 ust. l ustawy o rachunkowości. 4. Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim lub w języku obcym, jeżeli dotyczy realizacji operacji gospodarczych z kontrahentem zagranicznym (w takim wypadku powinno być do niego dołączone wiarygodne tłumaczenie na język polski). Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że przeliczenie to zapewnia system przetwarzania danych, co jest potwierdzone odpowiednim wydrukiem. 5. Oprócz wyżej scharakteryzowanego dokumentu, będącego podstawą zapisu w księgach rachunkowych, za dowód księgowy uważa się także:
1) polecenie księgowania sporządzone dla udokumentowania niektórych operacji i zdarzeń gospodarczych,
2) notę księgową,
3) zestawienie dowodów księgowych sporządzone w celu dokonania w księgach rachunkowych księgowania zbiorczym zapisem operacji gospodarczych o jednakowym charakterze,
4) wyciąg bankowy z rachunku bankowego wraz z załączonymi dowodami obrotu pieniężnego.
6. Dekretacja dowodów księgowych (dokumentów) polega na przygotowaniu dokumentów do księgowania, wydaniu dyspozycji ich zaksięgowania zgodnie z zasadami ustalonymi w Zarządzeniu kierownika jednostki w sprawie Zakładowego Planu Kont. Dekretacja obejmuje następujące etapy: 1) segregacja dokumentów, która polega na:
a) wyłączeniu z ogółu dokumentów napływających do księgowania tych dokumentów, które nie podlegają księgowaniu (np. nie wyrażają operacji gospodarczych lub są ich zapowiedzią),
b) podziale dowodów księgowych na jednorodne grupy objęte poszczególnymi dziennikami (np. kasowych, wyciągów bankowych i innych oraz dotyczących poszczególnych rachunków bankowych, np. wydatki, dochody, fundusze itp.),
c) kontroli kompletności dokumentów na oznaczony okres (np. dzień, miesiąc),
2) sprawdzenie prawidłowości dokumentów, polegające na ustaleniu, czy są one podpisane na dowód skontrolowania pod względem formalnym i rachunkowym, a w przypadku dowodów kasowych, czy są akceptowane przez kierownika jednostki lub upoważnioną przez niego osobę. W przypadku stwierdzenia, że dokumenty nie były skontrolowane, należy je zwrócić do właściwej komórki w celu uzupełnienia, 3) właściwa dekretacja (oznaczenie sposobu księgowania) polegająca na:
a) umieszczeniu na dokumentach adnotacji, na jakich kontach syntetycznych i analitycznych ma być zaksięgowany,
b) określeniu daty, pod jaką dowód ma być zaksięgowany, jeżeli dowód ma być zaksięgowany pod inną datą niż data jego wystawienia – przy dowodach własnych lub datą otrzymania – przy dowodach obcych,
c) podpisaniu przez osobę dekretującą.
§ 3
Zasady opracowywania dokumentów przez komórki organizacyjne 1. Wydatki na realizację zadań są dokonywane zgodnie z planem rzeczowo-finansowym w ramach środków pieniężnych ustalonych na dany rok budżetowy. 2. Zobowiązania są realizowane na zasadach określonych w umowach. 3. Dokumentacja dotycząca rozliczenia zadania musi być kompletna, czytelnie opisana i spełniająca wymogi określone dla dowodu księgowego w art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości. 4. Faktury, rachunki lub inne dokumenty spełniające wymogi dokumentu księgowego przedkładane do rozliczeń finansowych, powinny być wpisane do ewidencji wpływu korespondencji prowadzonej przez komórki organizacyjne i opatrzone pieczęcią z datą wpływu. Pracownicy księgowości potwierdzają odbiór dokumentu w rejestrze prowadzonym przez komórkę organizacyjną lub na kopii pism. 5. Faktury i rachunki powinny być poddane szczegółowej kontroli merytorycznej w komórce organizacyjnej i zawierać potwierdzenie:
1) dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, potwierdzonym prawidłowym opisem dokumentu oraz opatrzonym podpisem osoby upoważnionej;
2) dokonania sprawdzenia danych zawartych w fakturze (rachunku) za zgodność ze stanem faktycznym, z zawartą umową lub zleceniem oraz sprawdzenia kompletności załączonej dokumentacji w postaci protokołu częściowego lub końcowego odbioru wykonanych robót lub protokołu zdawczo-odbiorczego, kosztorysów powykonawczych i innych elementów rozliczeniowych wynikających z zapisów umownych;
3) sprawdzenia terminowości dokonania rozliczenia, a w przypadku niedotrzymania terminu realizacji umowy przystąpienia do naliczenia kary umownej;
4) podania prawidłowej klasyfikacji budżetowej.
6. Rozliczenie delegacji krajowych i zagranicznych komórka organizacyjna przedkłada do księgowości do czternastu dni po zakończeniu podróży służbowej. Delegacje przedłożone po terminie będą przyjmowane wyłącznie z pisemnym wyjaśnieniem przyczyn opóźnienia. 7. Zaliczki jednorazowe winny być bezwzględnie rozliczone do czternastu dni od daty pobrania. Nierozliczone w terminie będą potrącane w całości z wynagrodzenia za pracę. 8. Rozliczenie ryczałtów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych za dany miesiąc przedkładane jest w terminie określonym umową. 9. Wszystkie faktury (rachunki) lub inne dokumenty spełniające wymogi dokumentu księgowego należy przedkładać do księgowości nie później niż na siedem dni przed terminem zapłaty. Przedłożone dokumenty po wymaganym terminie zapłaty będą przyjmowane tylko z pisemnym wyjaśnieniem przyczyn opóźnienia oraz wskazaniem osoby odpowiedzialnej za zaistniałą sytuację. Nieterminowa realizacja faktur (rachunków) może spowodować naliczenie odsetek karnych za zwłokę, a tym samym stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych, tj. popełnienie czynu polegającego na dopuszczeniu się zwłoki w regulowaniu zobowiązań jednostki sektora finansów publicznych, powodującej uszczuplenie środków publicznych wskutek zapłaty odsetek za opóźnienie w zapłacie. 10. Sprawdzone pod względem merytorycznym i zakwalifikowane do wypłaty faktury (rachunki) lub inne dokumenty spełniające wymogi dowodu księgowego należy dostarczyć do księgowości w celu zaksięgowania, jako zobowiązania do piątego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym je wystawiono. 11. W myśl postanowień ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54 poz. 535 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 95 poz. 798 z późn. zm.) faktura winna być wystawiona przez dostawcę lub wykonawcę nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. W przypadku, gdy podatnik określa w fakturze wyłącznie miesiąc i rok dokonania sprzedaży, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży. Jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę – fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy. Fakturę wystawia się również nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym pobrano przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi każdą kolejną część należności (przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę). Faktury zaliczkowe powinny zawierać dane wynikające z § 9 wyżej cytowanego rozporządzenia. W razie nieotrzymania od wykonawcy (dostawcy) faktury za wykonaną usługę (dostarczony towar) w terminie, obowiązkiem komórki organizacyjnej jest monitowanie o jej dostarczenie. 12. Zgodnie z ustawą z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. Nr 137, poz. 887 z późn. zm.) należy zgłaszać do ZUS-u w terminie do siedmiu dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia osoby zatrudnione na podstawie umów zlecenia, umów o dzieło. W związku z powyższym osoby te należy kierować w dniu zawarcia umowy do księgowości celem wypełnienia stosownej dokumentacji ubezpieczeniowej. Niedopełnienie wymogu zgłoszenia tych osób skutkuje sankcjami określonymi w ustawie. 13. Po otrzymaniu dokumentów sprawdzonych pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym następuje ich dekretacja polegająca na:
1) naniesieniu odpowiednich kont,
2) określeniu daty, pod jaką dowód ma być zaksięgowany,
3) złożeniu podpisu osoby dekretującej.
14. Zrealizowane dowody księgowe ujawniane są w ewidencji analitycznej i syntetycznej według klasyfikacji budżetowej. Ewidencjonowane dowody obejmują:
1) dochody,
2) wydatki bieżące,
3) majątek,
4) fundusz socjalny.
15. Dokumenty księgowe ewidencjonowane są w urządzeniach księgowych. Księgowanie odbywa się w systemie komputerowym w programie FKB firmy RADIX (dokumentacja komputerowego przetwarzania systemów księgowych w ZOSiP) 16. Po ujęciu w ewidencji wszystkich dowodów księgowych za okres sprawozdawczy dokonuje się ich uzgodnienia. Po dokonaniu uzgodnień wewnętrznych księgowość sporządza zbiorcze informacje według klasyfikacji budżetowej i przekazuje komórkom organizacyjnym do wiadomości i stosownego wykorzystania.
§ 4
Wynagrodzenia pracowników 1. Listy płac przygotowane przez komórki organizacyjne sporządza księgowość za okres jednego miesiąca w oparciu o dokumenty płacowe (umowy i inne pisma przedłożone do 20 każdego miesiąca, a w grudniu do 15 w systemie komputerowym (ręcznie). 2. Potrącenia z wynagrodzeń za pracę dokonywane są na podstawie dokumentów lub oświadczenia pracownika. 3. Od wynagrodzenia dokonuje się:
1) naliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, a następnie przesyła się w terminie do dnia 20. następnego miesiąca do Urzędu Skarbowego właściwego dla jednostki,
2) naliczenia składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe, zdrowotne oraz wypadkowe i Fundusz Pracy, które odprowadza się na konto ZUS do dnia 5. następnego miesiąca wraz z miesięczną deklaracją DRA (wraz z załącznikami – imiennymi raportami RCA, RSA, RZA i RMUA sporządzonymi dla każdego pracownika).
1) do dnia ostatniego każdego miesiąca dla wynagrodzeń płatnych z dołu,
2) do dnia 15 każdego miesiąca dla dodatkowych wypłat i wyrównań.
5. Sprawdzone pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym zbiorówki listy płac są przekazywane do księgowości na 3 dni robocze przed upływem terminu płatności. Księgowość przelewa wynagrodzenia na konta bankowe pracowników lub stawia wynagrodzenia do dyspozycji w kasie jednostki. 6. Za terminowość odprowadzania podatków i składek ZUS odpowiada księgowość. Za niedopuszczenie do przekroczenia planu wydatków na paragrafach płacowych i pochodnych odpowiada kierownik jednostki.
§ 5
Podróże służbowe krajowe 1. Rejestr delegacji służbowych prowadzi starszy specjalista ds. ekonomiczno - finansowych. 2. Wniosek osoby delegowanej o wypłatę zaliczki na delegację krajową zatwierdza Główny Księgowy i Kierownik jednostki lub jego zastępca. 3. Potwierdzenie wykonania polecenia wyjazdu służbowego dokonuje bezpośredni przełożony pracownika. 4. Sprawdzenia rachunków pod względem formalno-rachunkowym dokonuje księgowość. Główny księgowy oraz kierownik jednostki zatwierdzają rozliczenie kosztów podróży służbowej. 5. Finansowego rozliczenia wyjazdu należy dokonać w księgowości w terminie do 14 dni od dnia powrotu.
§ 6
Środki trwałe 1. Pod pojęciem środków trwałych należy rozumieć, stosownie do zapisów art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości oraz § 2 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, środki trwałe stanowiące własność lub współwłasność jednostki samorządu terytorialnego oraz Skarbu Państwa, w stosunku do których jednostka wykonuje uprawnienia właścicielskie, niezależnie od sposobu ich wykorzystania, kompletne i zdatne do użytku, przeznaczone na potrzeby jednostki, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok. 2. Regulację prawną dotyczącą zaliczenia do aktywów trwałych przyjętych do użytkowania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze określa art. 3 ust. 1 pkt 15d i ust. 4 ustawy o rachunkowości. 3. Zasady ustalenia wartości początkowej środków trwałych regulują przepisy zawarte w ustawie o rachunkowości oraz w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. 4. Dla celów ewidencyjnych, gromadzenia danych, ustalenia stawek odpisów amortyzacyjnych majątku trwałego należy stosować wymogi zawarte w rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT). 5. Ewidencja analityczna środków trwałych, pozostałych środków trwałych, dóbr kultury, wartości niematerialnych i prawnych użytkowanych przez komórki organizacyjne jednostki, należące do grupy 0–9 według klasyfikacji środków trwałych prowadzona jest przez komórkę organizacyjną. 6. Ewidencja syntetyczna prowadzona jest przez księgowość. 7. Podstawę do ujęcia w ewidencji analitycznej środka trwałego stanowi co najmniej jeden z poniższych dokumentów:
a) dokument OT „Przyjęcie środka trwałego”, którego wzór wraz z opisem stanowi załącznik nr 1;
b) dokument PT „Protokół zdawczo-odbiorczy”, którego wzór wraz z opisem stanowi załącznik nr 2;
c) akt notarialny;
d) operat szacunkowy, opracowanie lub ekspertyza sporządzone przez rzeczoznawcę majątkowego określające wartość środka trwałego;
e) protokół przejęcia środka trwałego;
f) inne dokumenty potwierdzające nabycie prawa własności lub współwłasności.
8. Każdy środek trwały musi być opisany szczegółowo w księdze środków trwałych. 9. Podstawę do wyksięgowania z ewidencji analitycznej środka trwałego stanowi co najmniej jeden z niżej podanych dokumentów:
a) dokument PT „Protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego”, którego wzór wraz z opisem stanowi załącznik nr 2;
b) dokument LT „Likwidacja środka trwałego”, którego wzór wraz z opisem stanowi załącznik nr 3;
c) akt notarialny;
d) decyzja lub zarządzenie kierownika jednostki;
e) protokół przekazania środka trwałego;
f) inne dokumenty potwierdzające zbycie prawa własności lub współwłasności.
10. Środki trwałe ujęte w ewidencji analitycznej winny być aktualizowane na bieżąco, z uwzględnieniem zmian wynikających z aktualizacji wartości początkowych, zmiany miejsca użytkowania, poniesionych kosztów ulepszenia, które powodują zwiększenie wartości użytkowej środka trwałego. 11. Pod pojęciem „ulepszenie” należy rozumieć:
a) przebudowę (poprawę istniejącego stanu, zmianę stanu na inny);
b) rozbudowę (powiększenie składników majątku, rozszerzenie, dobudowanie);
c) rekonstrukcję (odtworzenie zużytych całkowicie lub częściowo składników majątku);
d) adaptację (przerobienie, dostosowanie składników majątku do wykorzystania w innym celu niż pierwotnie);
e) modernizację (unowocześnienie środka trwałego), jeśli suma wydatków poniesionych na ulepszenie przekracza kwotę określoną w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych i jednocześnie spełnione są warunki wzrostu wartości użytkowej środka trwałego w wyniku jego ulepszenia w stosunku do jego wartości z dnia przyjęcia do używania lub wystąpienia wymiernego efektu tego ulepszenia w postaci wydłużonego okresu używania, wzrostu zdolności wytwórczej, obniżenia kosztów eksploatacji.
12. Wszelkie zmiany dokonywane w ewidencji analitycznej powinny być niezwłocznie przekazane przy zastosowaniu obowiązujących formularzy do księgowości w celu zaewidencjonowania odpowiednich operacji księgowych w ewidencji syntetycznej. 13. Zmiany w ewidencji analitycznej środków trwałych polegające na zmianie miejsca użytkowania dokonywane są na podstawie dokumentu „Przemieszczenie środka trwałego lub pozostałego środka trwałego”, którego wzór wraz z opisem stanowi załącznik nr 4. 14. Odpisy amortyzacyjne dokonywane będą raz w roku na dzień 31 grudnia od środków trwałych umarzanych stopniowo, których wartość początkowa określona jest w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. 15. Za prawidłowe naliczenie odpisów amortyzacyjnych odpowiada kierownik komórki organizacyjnej w zakresie prowadzonej ewidencji analitycznej. 16. Pozostałe środki trwałe w użytkowaniu są księgowane w ewidencji analitycznej w administracji. 17. Szczegółowe określenie prowadzonej ewidencji analitycznej (ilościowo-wartościowej i ilościowej) dla pozostałych środków trwałych zawarte jest w zarządzeniu kierownika jednostki w sprawie zakładowego planu kont. 18. Wartości niematerialne i prawne to nabyte przez jednostkę prawa nadające się do gospodarczego wykorzystania o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż 1 rok:
a) autorskie prawa majątkowe i prawa pokrewne;
b) licencje;
c) prawa do patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych i zdobniczych oraz wynalazków.
19. Ewidencję analityczną wartości niematerialnych i prawnych prowadzi komórka organizacyjna. 20. Za prawidłowe naliczenie odpisów amortyzacyjnych odpowiada Główny Księgowy. 21. Mienie zlikwidowanych jednostek to mienie przejęte przez organ założycielski lub nadzorujący, po zlikwidowanym przedsiębiorstwie państwowym, komunalnym lub innej podległej jednostce organizacyjnej. 22. Wartość mienia zlikwidowanych jednostek ustala się na podstawie:
a) bilansu zlikwidowanego przedsiębiorstwa lub jednostki;
b) korekty wartości mienia stanowiącej różnicę pomiędzy wartością mienia wynikającą z bilansu zlikwidowanego przedsiębiorstwa lub jednostki, a wartością mienia przekazanego spółce, innej jednostce organizacyjnej lub sprzedanego, która zostaje przyjęta na stan składników majątkowych organu założycielskiego lub nadzorującego.
23. Ewidencję analityczną w formie wykazu zawierającego specyfikację składników majątkowych (dla grupy 0–9 KŚT) przyjętych przez organ założycielski lub nadzorujący oraz ewidencję syntetyczną prowadzi księgowość. 24. komórki organizacyjne prowadzące ewidencję analityczną środków trwałych należących do grupy 0–9 KŚT przypisuje poszczególnym środkom trwałym numery inwentarzowe według klasyfikacji rodzajowej środka trwałego. 25. Numer inwentarzowy zawiera:
a) oznaczenie literowe: jednostka;
b) numer obiektu;
c) numer grupy według KŚT;
d) numer podgrupy według KŚT;
e) rodzaj według KŚT;
f) numer pozycji;
g) rok dostawy.
26. Uzgodnienie stanu środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych w używaniu, ujętych w ewidencji analitycznej z ewidencją syntetyczną winno być dokonane w okresach miesięcznych, 27. Uzgodnienia dokonywane są przez pracowników komórek organizacyjnych (ewidencja analityczna) i przez pracowników księgowości (ewidencja syntetyczna).
§ 7
Kontrola dokumentów księgowych 1. Istnieją następujące formy kontroli wewnętrznej:
1) kontrola wstępna, której zadaniem jest zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym działaniom na etapie powstawania zobowiązań finansowych (np. projektów umów, porozumień);
2) kontrola bieżąca, polegająca na badaniu prawidłowości poszczególnych czynności i operacji w toku ich realizacji, jak również ustalenie rzeczywistego stanu składników majątkowych oraz stanu ich zabezpieczenia przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub kradzieżą;
3) kontrola następna, która polega na badaniu stanu faktycznego poszczególnych zaszłości oraz dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane.
2. Na dowód kontroli przeprowadzający kontrolę ma obowiązek zamieszczenia każdorazowo swego podpisu oraz daty badania kontrolnego na każdym dowodzie objętym kontrolą. 3. W toku prowadzenia kontroli wstępnej w razie ujawnienia nieprawidłowości kontrolujący winien zwrócić nieprawidłowe dokumenty kierownikowi jednostki realizującemu zadanie z wnioskiem o dokonanie zmian lub uzupełnień, a także odmówić podpisu tych dokumentów. 4. W razie ujawnienia w toku prowadzenia kontroli czynów noszących znamiona przestępstw, nadużyć itp., kontrolujący ma obowiązek zabezpieczyć dokumenty stanowiące dowód przestępstwa lub nadużycia oraz niezwłocznie powiadomić o powyższym bezpośredniego przełożonego, który podejmuje działania zgodnie z przepisami.
§ 8
Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów księgowych 1. Dokumenty księgowe przechowuje się w siedzibie jednostki. 2. Archiwizowanie dokumentów polega na kompletowaniu zbiorów dokumentów z poszczególnych okresów. Dokumenty składa się w teczki, skoroszyty, segregatory, zgodnie z ich numeracją. Zbiory dokumentów powinny być oznaczone nazwą jednostki organizacyjnej, datą oraz numerami zebranych dokumentów, znakiem wskazującym rodzaj dokumentacji (np. dokumentacja płacowa, inwentaryzacyjna, magazynowa itd.) oraz symbolem kwalifikującym zbiór do odpowiedniej kategorii archiwalnej. 3. Przekazywanie akt do Archiwum odbywa się na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego sporządzanego w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w Archiwum, drugi w księgowości. Wydanie poszczególnych akt księgowych z Archiwum może nastąpić na wniosek głównego księgowego. 4. Kategorie archiwalne i okresy przechowywania dokumentów określają aktualnie obowiązujące przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej. 5. Ochrona danych z ksiąg rachunkowych sporządzonych za pomocą komputera podlega szczególnym wymogom określonym w ustawie o rachunkowości.
Załącznik nr 2
Protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego „PT”
Przedsiębiorstwo – zakład
Protokół zdawczo- -odbiorczy środka trwałego
PT
Nr przekazującego ............
Nr przejmującego .............
Na podstawie:
Przekazano:
Nazwa środka trwałego:
Charakterystyka:
Wartość inwentarzowa
Umorzenie
Uwagi:
Przedmiot podlega ewidencji w:
Ilość załączników
Strona przekazująca (pieczęć i podpisy)
Data
Strona przejmująca (pieczęć i podpisy)
Wypełnia strona przejmująca
PK – Nr .................... z dnia ...........................
Karta obiegu dokumentu PRZYJĘCIE ŚRODKA TRWAŁEGO „OT”
Nazwa dokumentu: Przyjęcie środka trwałego „OT” Cel i tryb sporządzania: Udokumentowanie operacji zaewidencjonowania środka trwałego Stanowisko pracy wystawiające dokument: Pracownik odpowiedzialny za rozliczenie zakupu lub wytworzenie środka trwałego Okres i termin sporządzania dowodu: Data przekazania środka trwałego do eksploatacji (odbiór sprawdzonej faktury przez inspektora nadzoru z protokołem technicznym odbioru robót inwestycyjnych podpisanym przez wykonawcę i komisję lub fakturę zakupu wykazującą wartość środka trwałego powiększoną o koszty transportu, montażu itp.) Ilość egzemplarzy dokumentu: 3 Kategoria dokumentu, lata przechowywania: B-5 Rozdzielnik: Oryginał – księgowość Kopia 1 – sporządzający dokument Kopia 2 – użytkownik Kontrola dokumentu: Kierownik komórki organizacyjnej Sprawdzenie formalno-rachunkowe: Pracownik księgowości prowadzący ewidencję syntetyczną środków trwałych Sprawdzenie merytoryczne: Kierownik komórki organizacyjnej Decyzja o księgowaniu: Pracownik księgowości zgodnie z zakresem czynności
Załącznik nr 2
Protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego „PT”
Przedsiębiorstwo – zakład
Protokół zdawczo- -odbiorczy środka trwałego
PT
Nr przekazującego ............
Nr przejmującego .............
Na podstawie:
Przekazano:
Nazwa środka trwałego:
Charakterystyka:
Wartość inwentarzowa
Umorzenie
Uwagi:
Przedmiot podlega ewidencji w:
Ilość załączników
Strona przekazująca (pieczęć i podpisy)
Data
Strona przejmująca (pieczęć i podpisy)
Wypełnia strona przejmująca
PK – Nr .................... z dnia ...........................
Nazwa dokumentu: Protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego „PT” Cel i tryb sporządzania: Przekazanie środka trwałego nieodpłatnie w formie: – darowizny – w leasing operacyjny – w formie aportu rzeczowego Stanowisko pracy wystawiającego dokument: Pracownik administracji 1. Dokument wypełniony przez stronę przekazującą akceptuje swoim podpisem kierownik administracji 2. Dokument podpisuje strona przejmująca, wypełniając stosowne rubryki 3. Dokument wraca do strony przekazującej celem wyksięgowania Ilość egzemplarzy dokumentu: 3 Kategoria dokumentu, lata przechowywania: B-5 Rozdzielnik: Oryginał – księgowość Kopia 1 – wystawiający dokument Kopia 2 – użytkownik Kontrola dokumentu: Kierownik administracji Sprawdzenie formalno-rachunkowe: Pracownik księgowości prowadzący ewidencję syntetyczną Sprawdzenie merytoryczne: Kierownik administracji Decyzja o księgowaniu: Pracownik księgowości zgodnie z zakresem czynności
Załącznik nr 3
Likwidacja środka trwałego „LT”
Komórka organizacyjna
LIKWIDACJAŚRODKA TRWAŁEGO „LT” NR
Symbol kosztów
Nazwa środka trwałego
Ilość sztuk:
Nr inwentarzowy
Komisja likwidacyjna
Decyzję Komisji zatwierdzam
data
data
Kierownik jednostki
podpisy
Księgowość
Wpłynęło dnia .................... podpis ..................................... Dotyczy ................................................................................
Polecenie księgowania nr ................................
TREŚĆ
KONTO Winien
SUMA
KONTO Ma
Uwagi:
Księgowano: Analityka: Syntetyka:
Podpis Głównego księgowego
Karta obiegu dokumentu
LIKWIDACJA ŚRODKA TRWAŁEGO „LT”
Nazwa dokumentu: Likwidacja środka trwałego „LT” Cel i tryb sporządzania: Udokumentowanie rozchodu środka trwałego w wyniku postawienia go w stan likwidacji, kradzieży, zniszczenia Stanowisko pracy wystawiającego dokument: Pracownik administracji na podstawie protokołu likwidacji zatwierdzonego przez kierownika jednostki lub upoważnioną osobę Okres i termin sporządzania dowodu: Po otrzymaniu protokołu fizycznej likwidacji środka trwałego na podstawie czynności Komisji likwidacyjnej Ilość egzemplarzy dokumentu: 3 Kategoria dokumentu, lata przechowywania: B-5 Rozdzielnik: Oryginał – księgowość Kopia 1 – wystawiający dokument Kopia 2 – użytkownik Kontrola dokumentu (stanowisko pracy): Przewodniczący Komisji likwidacyjnej Sprawdzenie formalno-rachunkowe: Pracownik księgowości Sprawdzenie merytoryczne: Kierownik administracji Zatwierdzenie do odpisu: Główny księgowy Decyzja o księgowaniu: Pracownik księgowości zgodnie z zakresem czynności
Załącznik nr 4
Dokument przemieszczenia środka trwałego
Nr dokumentu .................................
z dnia ................................................
DOKUMENT PRZEMIESZCZENIA ŚRODKA TRWAŁEGO
POZOSTAŁEGO ŚRODKA TRWAŁEGO
Data pierwotna przychodu
Nazwa przedmiotu Nr fabryczny
Nr inwentarzowy
Wartość początkowa
Wartość umorzenia (w przypadku środków trwałych)
OGÓŁEM:
x
Strona przekazująca
......................................
(pieczęć nagłówkowa)
......................................
(data)
......................................
(podpis)
Strona przejmująca
......................................
(pieczęć nagłówkowa)
......................................
(data)
......................................
(podpis)
ADNOTACJA W KSIĄŻKACH INWENTARZOWYCH
Strona przekazująca
Strona przejmująca
..............................................
str. poz. w książce inwentarzowej
str. poz. w książce inwentarzowej
str. poz. w zbiorczej książce inwentarzowej
DEKRETACJA
Wartość
Konto
Nazwa komórki organizacyjnej jednostki
Winien
Ma
Obroty
Karta obiegu dokumentu
PRZEMIESZCZENIE ŚRODKA TRWAŁEGO LUB POZOSTAŁEGO ŚRODKA TRWAŁEGO
Nazwa dokumentu: Przemieszczenie środka trwałego lub pozostałego środka trwałego Cel i tryb sporządzania: Udokumentowanie zmiany występowania środka trwałego lub pozostałego środka trwałego w użytkowaniu Stanowisko pracy wystawiającego dokument: Pracownik administracji Okres i termin sporządzania dowodu: Wystawienie dowodu jest podstawą do dokonania zmian w książce inwentarzowej pozostałych środków w użytkowaniu Ilość egzemplarzy dokumentu: 4 Kategoria dokumentu, lata przechowywania: B-5 Rozdzielnik: Oryginał – księgowość Kopia 1 – strona przekazująca Kopia 2 – strona przejmująca Kopia 3 – pracownik administracji Kontrola dokumentu: Kierownik administracji Sprawdzenie formalno-rachunkowe: Pracownik księgowości prowadzący ewidencję syntetyczną środków trwałych i pozostałych środków trwałych w użytkowaniu Sprawdzenie merytoryczne: Kierownik administracji Decyzja o księgowaniu: Pracownik księgowości zgodnie z zakresem czynności
Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów księgowych Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów księgowych
Dokumentacja finansowo-księgowa (księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe) są przechowywane w siedzibie jednostki w należyty sposób. Dokumentacja podlega ochronie przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Dowody księgowe powinny być na bieżąco porządkowane i układane w segregatorach w kolejności chronologicznej, wynikającej z prowadzonych ksiąg rachunkowych, w celu: – łatwego ich odszukania i sprawdzenia, – uniemożliwienia dostępu osobom nieupoważnionym.
Po zakończeniu ewidencji księgowej za miniony rok obrotowy dowody księgowe przechowuje się zawsze w siedzibie jednostki. Należy zapewnić łatwy dostęp do nich osobom upoważnionym oraz uniemożliwić dostęp osobom niepowołanym przez odpowiednie zabezpieczenia i zamknięcia pomieszczeń oraz szafek służących do przechowywania dokumentacji.
Zbiory dokumentów w segregatorach powinno się oznaczyć: – nazwą jednostki, – znakiem wskazującym na rodzaj dokumentacji, np. dokumentacja finansowo- księgowa, płacowa, magazynowa, inwentaryzacyjna, – symbolem kwalifikującym zbiór do odpowiedniej kategorii jego przechowywania.
Ochrona danych w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych za pomocą komputera podlega szczególnym ustaleniom określonym w ustawie o rachunkowości.
Okres przechowywania dokumentacji wynosi: a) zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu, b) natomiast pozostałe zbiory dokumentacji przechowuje się przez określony czas: – księgi rachunkowe – 5 lat, – karty wynagrodzeń pracowników albo ich odpowiedniki – przez okres wymaganego do nich dostępu, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych czy podatkowych, – dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania za dany rok obrotowy, ale nie krócej niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki majątkowe objęte sprzedażą detaliczną, – dowody księgowe dotyczące inwestycji wieloletnich, kredytów, pożyczek, umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym albo objętych tym postępowaniem, karnym czy podatkowym – 5 lat od początku roku następnego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje lub postępowanie zostały ostatecznie zakończone, rozliczone spłacone lub przedawnione, – dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy niż okres jej ważności, – dokumentację dotyczącą rękojmi i reklamacji – 1 rok po upływie terminu rękojmi lub rozliczenia reklamacji, – dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat, – pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat liczonych od początku roku następnego po roku obrotowym, którego zbiory dotyczą.
Jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej może nastąpić udostępnienie zbiorów lub ich części osobie trzeciej do wglądu: – na terenie jednostki, – poza siedzibą, lecz za pisemną zgodą kierownika jednostki oraz potwierdzonym spisem przyjętych dokumentów. Zbiory tworzone wyłącznie w celu ich wykorzystania do zarządzania, nie zawierające informacji podlegających przedstawieniu w sprawozdaniu finansowym, mogą być za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej przedmiotem badania przez organy kontroli zewnętrznej.
Zbiory dokumentacji w przypadku: – zakończenia przez jednostkę działalności gospodarczej wskutek połączenia się z inną jednostką lub zmiany formy prawnej przechowuje jednostka kontynuująca działalność, – likwidacji jednostki przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka; o miejscu przechowywania zbiorów kierownik jednostki gospodarczej lub likwidator informuje w tym przypadku właściwy sąd czy inny organ prowadzący rejestr oraz urząd skarbowy. Powyższe uregulowania wynikają z ustawy o rachunkowości.
W jednostkach samorządu terytorialnego określają je instrukcje kancelaryjne wydane przez Prezesa Rady Ministrów. Dokumenty przechowuje się w ciągu roku kalendarzowego w komórce organizacyjnej, a następnie przekazuje do archiwum zakładowego.
Wzór teczki aktowej stanowi załącznik nr 1.
Przekazywanie akt do archiwum zakładowego odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez referentów. Przez uporządkowanie akt rozumie się: – takie ułożenie akt wewnątrz teczek, aby sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych, poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr 1), – wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc, – ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt, – opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie, – w odniesieniu do akt kategorii A – przesznurowanie całości akt, ponumerowanie stron ołówkiem zwykłym i oznaczenie na zewnętrznej, spodniej stronie okładki liczby stron zawartych w teczce.
Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno w czterech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii A i w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii B, z których jeden z każdej kategorii pozostaje u referenta przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący archiwum zakładowe. Wzór spisu zdawczo- odbiorczego określa załącznik nr 2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek według jednolitego rzeczowego wykazu akt.
Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: referent przekazujący akta i pracownik prowadzący archiwum zakładowe. Pracownicy właściwi przekazują akta do archiwum zakładowego wyłącznie kompletnymi rocznikami. Do akt przekazanych archiwum zakładowemu dołącza się zbędne w pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum zakładowego i zarejestrowaniu ich w ewidencji tego archiwum można wypożyczać na tak długo, jak długo będą one potrzebne.
W razie zniesienia urzędu, w wyniku likwidacji jednostki podziału terytorialnego, urząd znoszony przekazuje materiały archiwalne (kategorii A) do właściwego archiwum państwowego, a dokumentację niearchiwalną (kategorii B) – urzędowi przejmującemu sprawy jednostki. Jeżeli tereny likwidowanej jednostki podziału terytorialnego wchodzą w skład kilku jednostek podziału terytorialnego, urząd znoszony przekazuje materiały archiwalne (kategorii A) do właściwego archiwum państwowego. Dokumentację niearchiwalną (kategorii B) przejmuje jednostka wyznaczona w akcie likwidacyjnym.
